איך סמנכ"ל תפעול חסך למפעל רבע מליון ₪ בחודש !
מערכת בקרה ראויה הוא משהו שכל מפעל צריך.
הפעם נביא לפניכם סיפור אחד על מפעל אחד, שבעזרת מערכת בקרה הצליח להביא לחסכון של כרבע מיליון ₪ בחודש. 
 
יואב הוא סמנכ"ל התפעול במפעל ששייך לאחת החברות העובדות איתנו, כשנכנס לתפקידו הוא הבין שיש בעיה:
אין התאמה בין התפוקה לבין שעות העבודה בפועל.

את המשמעויות של חוסר ההתאמה הזו – נסקור בהמשך, כשנבין מה היו ההשלכות של השינוי שהתרחש במפעל.
 

יואב פנה אלינו, יישומים אפקטיביים, כדי שננסה להבין ולמקד את הקושי, וכמובן לעזור לפתור אותו. הסתבר שזוהי בעיה מתמשכת, שבמשך תקופה ארוכה לא נמצא לה פתרון.
בחינת המציאות הקיימת הראתה שאין דיווחי שעות עבודה בייצור, ולפיכך אין תמונה אמינה על יעילות הייצור. בעיה נוספת הייתה שההתאמות נעשו בדיעבד, כך שכל תמונה שהתקבלה הראתה היסטוריה של חודש אחורה.
ההצעה שלנו היתה ליישם דיווחי שעות עבודה ברצפת הייצור, וכן לפתח מערכת שתאפשר בקרה על הנעשה ברצפת הייצור, ותאפשר לתחקר את הפערים בחתכים שונים.
 
ניתנו כלים אמינים ומדוייקים לבקרה ולתכנון השעות, כך שמעתה נעשתה השוואה בין שלושה מדדים:

1. דוחות נוכחות לעובדים
2. דיווחי שעות עבודה בייצור
3. שעות התקן בהתאמה לתפוקה

 
ההשוואה בין שלושת המדדים הללו אפשרה בקרה צמודה על הנעשה ברצפת הייצור. ההשלכות הכוללות של ניתוח זה על המפעל כולו – מרחיקות לכת, וכבר נסקור אותן. אך תחילה נספר איך בוצע התהליך:
החלק שלנו בפתרון היה לסייע בטיוב תקני עבודה, להטמיע תהליך דיווחי ייצור, להקים מערכת BI, מערכת בקרה ושליטה וללוות את היישום וההטמעה. מודול הבקרה ייושם על מערכת המידע (הקיימת כבר ממילא במפעל). שני פיתוחים אלה איפשרו פלטפורמה לתהליכים הרצויים.
 
בתחילה, כמו שניתן לצפות, העובדים סירבו ליישם את השינויים. אך בסופו של דבר, שיתוף הפעולה אכן הושג במאמץ רב. השינוי קרה בעקבות מחויבות עמוקה של ההנהלה, ובראש ובראשונה של יואב, שהוביל את התהליך כולו.
בוצעו הדרכה וליווי לכלל המשתמשים במערכות ע"י יישומים אפקטיביים.
נערך פיילוט, כדי לוודא שכל המערכות עובדות היטב ושההדרכה שבוצעה הניבה הפעלה נכונה של המערכות ע"י העובדים. 
 
לאחר כחודשיים של פעילות המערכת, מיקוד הפערים התבהר: אכן קיים חוסר התאמה משמעותי בין שעות העבודה המדווחות, לבין נתוני התקן לייצור, לבין דוחות הנוכחות.
השלב הבא היה נקיטת צעדים לתיקון הבעיה, ובראשם איזון וניוד של עובדים בין המחלקות השונות במפעל.
המנהלים במפעל התחילו להשתמש במערכת כדי לתכנן טוב יותר ולשפר ביצועים. בנוסף, אלה התוצאות הפרטניות שהושגו:
 

1. נמנעים מצבים של דיווחים לא אמינים ברצפת הייצור ובדוחות הנוכחות.
2. טיוב נתוני התקן לייצור.
3. ניתנת בקרה צמודה על הנעשה ברצפת הייצור, המאפשרת היענות מיידית לאתגרים נקודתיים.
4. ניתנת אפשרות לזיהוי צווארי בקבוק עתידיים בתהליך ולהתמודד איתם ביעילות.
5. ניתנת אפשרות לבנות תכנון ייצור שנתי, וליצור התחייבות מול גופי המכירות ומשאבי האנוש בארגון.
6. מתאפשר תכנון מכירות מדויק יותר.
7. ואולי השינוי המשמעותי ביותר שקרה: עצם העובדה שכל הדיווחים מבוקרים ושקופים למנהלים בכל רגע נתון– גרם לשינוי בתרבות הניהולית בארגון.

 
לסיכום:
איתרנו בעיה בנקודות שונות בתהליך.
איפיינו תהליכי עבודה חדשים ונתנו פתרונות טכנולוגיים (פתרון אחד חדש, ופתרון נוסף על המערכת הקיימת במפעל) הדרכנו וליווינו עד הטמעה את הגורמים במפעל וראינו תוצאות: תהליך עמוק שנמשך כשישה חודשים יצר למפעל חסכון של כרבע מליון ש"ח לחודש.
 
כדי ללמוד עוד על המערכות שלנו והפתרונות הזמינים ליישום לחצו כאן